本文适合的读者：
所有对个人知识管理、文档管理、资料管理、信息管理等有需求的读者，可作为很好的参考，制订出个人可行的步骤加以实施，短期内就可以看到效果。
季征宇 /上海现代建筑设计集团 现代都市建筑设计院 技术质量部
一. 个人知识管理能给你带来什么好处? 人们为信息过多，不知如何消化而烦恼，信息或称知识的管理方法，就成为知识工作者所需关心和了解的一门技术。
设计师是典型的知识工作者，随着社会的进步和企业与组织对其本身功能的深入认识，
决定个人竞争力的因素越来越回归到个人的素质、工作能力等因素，能为企业和组织解决问题的人，能为企业和组织带来效益的人（经济与社会效益）一定会得到企业或组织的重视和重用。这样看来，决定个人职业生涯成败的因素越来越归结于个人的竞争力。那么，增强个人竞争力的关键是什么？这个因素就是个人知识管理（Personal Knowledge Management，PKM），就是关于个人知识的获取、存储、分享、利用的管理，通常包括三方面的含义:
（1）对个人已经获得的知识进行管理；
（2）通过各种途径学习新知识，不断建构自己的知识特色；
（3）利用自己所掌握的知识创新出新的知识。
二. 个人知识管理基础：设计师的知识分类知识根据不同的分类法，可以分成不同的类型。从知识形式化程度来分，知识可分为显性的（可编码）知识（Explicit knowledge）和隐性的知识（Tacit knowledge），又称言传性知识和意会性知识。[1]
从设计工作的特点出发，涉及的显性知识主要有两类：（1）设计产品的知识：主要有设计中的规范规程；产品开发中内含的设计约束；对工程设计的各种约束和要求；成功设计的实例以利于新设计参考和借用。(2)设计过程的知识：包括设计手册；设计的企业习惯，反映企业在多年设计中积累下来的经验数据和计算模型；显性知识能够以文本、图像、表格和专家系统的形式表述，可以阅读、解释、讨论与应用，并可以用纸面形式或电子形式保存在知识储备库中，并可通过推理机等机制，产生新的有价值的知识。
隐性知识包括已经显性化的隐性知识即总结出来开发过程中解决各种难题的经验和隐藏专家和工程师的大脑中的经验和感觉。隐性知识比较复杂，无法用文字描述的经验式知识、不容易文件化与标准化
三. 日常中如何做好个人知识管理
个人知识管理的内容主要包括以下几个方面:
第一， 设计师对自己拥有的显性知识进行整理，使其条理化、有序化。 所谓的显性知识是指个人所拥有的书籍、资料和文件等，可以是各种媒体介质。现阶段对显性资料管理的一个比较好的方法是进行数码化和数码索引，进而实现知识的网络化。经过数字化处理的显性知识，不再立足于原有的记录“单元”，而是深入到知识的“单元”之中，不仅揭示知识本身，还揭示知识之间的内在联系，它意味着知识的组织、提示和利用的进一步深化[2]。知识的组织就是依照知识之间的统一性、包容性、交叉性和排他性使知识有序化，便于存储和使用知识。知识组织目前没有公认的组织方法和体系，个人根据自身的实际情况建立知识文件系统或个人知识网站[3]。
第二， 对自己的知识结构进行评估， 分析个人对专业知识资源的需求。
作为个人知识管理的起点，设计师需要对个人在工作中所需要掌握和应用的专业知识资源进行具体的分析，要明确自己对知识的定位，以确定相关知识的专业分类和每个知识类别下的知识要素类型。在进行需求分析时，基本的原则是要立足现在，放眼未来。切不可把知识需求扩大化或超前化，正确的做法是着眼于实用，着眼于工作的现实，同时也兼顾未来工作的需要及提升自身的需要；设计师不是收藏家，不必去网罗各类规范和资料，而应集中于专业工作领域，否则造成极大的工作量和不必要的时间消耗，效果适得其反。
第三， 选择个人知识管理系统
设计师在全面分析个人对专业知识资源的需求后，根据实际情况选择实施个人知识管理的软件平台。
通过比较分析，选择一款名叫“针式个人知识库管理软件”，也叫针式PKM。很适合于管理个人专有、不希望共享的特定知识内容和知识渠道。
另外，要允分使用组织知识管理系统的个性化平台。这种类型的缺点是无法完全满足个性化需要，必须接受组织组织系统的管理监控，组织外部的知识内容和渠道不够丰富，知识分类体系由组织设置，难以自由调整，如本单位的档案库等；也可以使用第三方知识管理平台，提供跨组织的共享和交流平台，不依附于组织知识管理系统，但知识资源内容往往是通用内容，缺乏特定专题的知识资源，如各类公共数码图书馆。
第四， 建立个人知识管理的准则。 设计师在个人建立知识文件夹进行知识管理时，开始前需要建立起知识命名及编码准则（个人的），以便知识资源在分类存储、提取使用、更新及删除时均有章可循。此外，为了个人知识管理的长期有序实施，还有必要建立起另外一些准则以规范知识内容、共享交流等操作的原则、时间安排、操作细则等。这些“准则”可以避免随着时间的推移、热情的消退而导致知识“管理工作”不规范、混乱，避免个人知识体系慢慢变得杂乱无序而失去应有的效果。例如，在现在操作系统可接受中文长文件名的前提下，可以用文件名来表示主题、关键词等，便于直接检索。
使用个人知识管理平台，由于已经通过软件程序和数据库结构的设置实现了通用知识内容的系统化编码和储存，因此仅需就个人添加的特定类别或特定内容进行命名和编码。
第五， 建立和维护个人专业知识体系。 设计师在选择个人知识管理的软件平台后，需要初始化设置相关的软件系统，然后将所拥有的知识资源分类纳入个人知识管理体系，以便在实际工作中使用。按照知识命名及编码的准则，命名及编码后分类保存在相关的文件夹内。经常备份知识库以保持数据安全。长期有序地按照既定的“准则”和实际的工作需要，维护及不断提高个人专业知识体系：添加新的知识资源（包括知识类别）；更新、修改或删除部分知识资源；调整共享的设置；与他人进行互动的知识资源交流；不断完善个人知识管理的各项准则。持久也许是最大的难度。
第六，在实际工作中应用专业知识资源和进行知识交流。 设计师建立个人知识管理体系主要是为了在工作中获得良好的绩效，而从知识库中提取所需的知识资源，利用系统提供的知识渠道去提取系统以外的知识资源，利用系统提供的知识交流平台与相关的专家进行知识交流，可以大大提高知识获取的效率，降低知识获取的成本。简单地利用知识文件夹来进行知识管理，一般仅能利用操作系统提供的路径检索和简单搜索功能去查找所需的知识资源，而专业的知识管理系统则可以提供更为高级的应用功能。例如：
（1） 定制搜索功能。设定较为复杂的搜索条件、多关键字的组合、全文检索；
（2） 路径检索功能。标准化且便捷的知识路径、知识路径可收藏以便再次查找；
（3） 知识交流平台。通过组织内部或跨组织的专家渠道和专业人士及他人进行专业知识交流，记录交流的过程和重要内容，在交流中形成新的知识资源。
在实际工作中，多种工作平台的综合利用，会起到更加良好的效果。
知识交流是知识管理的环节之一。个人的知识在交流中得到升华并实现共享，也可以为个人的发展提供条件。个人应该转变观念，不要把个人的知识看作私人财富，主动把自身的知识表达出来共享。个人可以营造个人的知识交流空间，与不同的人对不同的知识进行讨论，比如可以参加会议；以用书信或电子邮件的方式进行个人对个人的讨论；可以把你获得的新知识以报告、文章、书籍等方式发布。知识交流的过程也可以说是知识创造的过程。在知识交流的过程中，你获得的信息与你原有的知识的结合就是创造的过程。知识交流就是你提出自己的观点，得到反馈， 然后修正自己的观点、理论， 反复这个过程，新的知识就创造出来了[3]。
实际工作中需要强调的一个隐知识源是设计师的的人际关系，是个人的不同于知识的财富，是个人的知识渠道。知道谁精通什么知识，这对个人的发展有十分重要的意义。在一个高手如云的环境中，高手的熏陶会迅速提高个人在某方面、某领域的能力。
四. 结束语 学习是自我建构的过程，是充分发挥个人主动性和弥补个人思维缺陷的过程。人拥有多种潜能，求知方法也多种多样，要重视各种求知方法，尽可能地借助知识管理，围绕自己的专业领域获取新知识、学习新技能。
个人知识管理是实践性的科学， 但人与人之间充满了差异，所以个人知识管理应该因人而异。
个人知识管理可以帮助设计师提高专业知识水平和工作能力，直接创造理想的绩效和事业发展机会。此外，通过展示个人知识管理的成果，可以更好地展示个人的学习能力和工作能力，取得认同和发展机遇；还可以帮助设计师在更广阔的空间内展示个人才能、结识同道同行，进而获得更好的事业发展机会。
相关资料：
1、
个人知识管理(PKM)全民推广系列
2、
2009年：国内常见的PKM工具软件介绍参考文献
[1]. 王众托：知识系统工程。科学出版社。2004年
[2]. 孔德超：论个人知识管理，图书馆建设2003 (3)
[3]. 张洪彬等：论个人知识管理，图书馆理论与实践信息学，2004 (1)
