个人文档管理软件 -文档大师

注册

 

发新话题 回复该主题

意见征求:如何关键绩效考核指标KPI应用到个人知识管理领域 [复制链接]

1#
意见征求:
针式PKM将加入重要功能:个人知识管理 KPI 功能,
帮助个人“全面评估个人知识管理的现状、目标和改善措施”,

目前想到的有:
1、知识学习量指数:每月保持一定量的知识阅读、学习量是PKM的基本目的
2、新知识量:每月收集新的知识数量,驱动自己去跟踪最新的趋势及其知识
3、闲置率:下载而从未阅读的比例,解决“下载成隐”而不喜学习的问题
4、活跃指数:综合分析个人知识管理,主要评估使用软件的时间、个人知识管理的流程化程度等
5、学习专注性:根据自己设置专注的领域和实际收集的知识、近期主要学习的知识进行评估


不知大家的意见如何?请大家积极提供补充内容,以便开发出更实用更适合您的软件功能。
当然,更重要的还是做好基本功能,“KPI 功能”将作为年度的规划来推动。
(针式PKM将一直保持推出PKM领域创新应用功能)


附:
再谈知识管理认识误区
      联想集团知识管理部 李斌



知识管理的理念随着国内学者、IT厂商和咨询机构等的不断推动,应该说已经有越来越多的企业开始关注并且准备实施知识管理。在知识管理的推进过程中,我们发现企业内部的员工和领导对于知识管理都存在各种各样的认识误区,在这里笔者将最近碰到的一些新误区做归纳和阐述。


误区之一:知识管理不能给企业带来实际的效益

“我们也想上知识管理,但是知识管理到底能给我们带来那些效益呢?”
首先我们必须认识到知识管理决不是一个短平快的项目,知识管理本身是一个厚积薄发、循序渐进的长期工作,所以企业的高层领导决不能短视,苛求马上就能见到知识管理的效益。
其次借助平衡计分卡,我们也可以量化知识管理的效益指标。这些指标包括了直接指标和间接指标。直接指标包括了知识文档的数量、项目文档的积累率、知识文档重用率、查找知识的命中率、节省查找知识的时间等等。例如三星SDS公司 2001年的数据表明,知识库中共有182千多条知识,全年平均有效知识运用次数931600次,每运用一个知识平均节省时间75.7分钟;间接指标包括项目成功率、中标率、节省的培训成本、节省的时间成本等等,例如三星SDS全年通过知识管理节约的成本2000万美元(员工每分钟成本0.3美元),项目的缺陷率从1999年的10%降低到了2001年的5%

误区之二:知识管理属于重要不紧急的事情,晚两天做天也塌不下来

“知识管理对于我们来说是重要不紧急的事情,晚两天做天也塌不下来“
首先我们应该承认,在企业日常经营和运作中,知识管理相对于前线拜访客户、举办大型市场活动、客户服务等来说的确属于重要不紧急的事情,是长期练内功的过程。但是就像锻炼身体一样,如果我们平时不加强或者忽视日常锻炼身体,到身体真出了问题花多少钱也于事无补。
其次《成功人士的七个习惯》告诉我们,高效能的组织会将50%的精力放在重要而不紧急的事情,例如战略规划、计划及目标管理以及知识管理等等,20%的精力处理重要紧急的事情。
最后经过长期的知识积累和沉淀,势必可以帮助员工以更少的时间、更准确的完成重要紧急的事情,而把更多的精力放到处理重要不紧急的事情,形成良性的循环,实现多、快、好、省。

误区之三:知识管理好像跟我日常工作好像没有什么关系

“知识管理就是知识管理部和知识主管的事情,好像跟我日常工作好像没有什么关系”
“马儿快快跑,马儿少吃草。”相信大家都面临者如何提高工作效率的难题?那么企业员工该如何提供工作效率呢?
咨询公司有一个不二法则叫做“不要重复发明轮子”,意思是企业中任何一项工作实际上都有人做过,我们所需要做的就是找到做过这件事情的人。我们自己在日常工作中也有这样的体会,自己辛辛苦苦搞出来的东西实际上别人再做过了,要是早找到就好了,最好是有模板自己改改就可以用了。实际上知识管理很多的理念和方法,包括向同行学习(有人已经做过了)、做中学(反思的时候)、做后学(事情完后总结)、找到合适的人(要是知道他是谁就好了)都是非常朴素的思想,相信大家在实际工作中也都在使用。
当然借助知识管理系统则可以更上一层楼,例如通过知识地图可以快速获得以前得项目和业务文档、通过专家网络可以找到相关专家并进行求教,在知识社区中与虚拟团队和志同道合的同事进行业务交流。

误区之四:知识管理是前人栽树,后人乘凉的事情

“知识管理是前人栽树,后人乘凉的事情,只对后来者有帮助”
有这种想法不足为奇,的确知识管理很重要的工作之一就是将我们日常岗位及项目中的知识沉淀和积累下来,以帮助我们的接手者和新员工迅速入手。从这方面来看,的确是有利于后来者。
但是如果我们反过来思考一下,其实我们每个人都有接手别人工作或者是新员工的时候,那时候我们不也是希望前任者尽可能留下足够多的知识,最好能把电脑的资料全部拷贝下来。
所以知识管理是“人人为我,我为人人”的事情,而不仅仅简单的是“前人栽树,后人乘凉”。
对于“知识管理就是信息管理”、“知识管理就是知识管理系统”、“知识管理只对麦肯锡等咨询公司才有价值”、“知识管理就是将现有知识管理好就行了”等常见的认识误区笔者就不再进行赘述,读者可参考相应的文章和书籍。
分享 转发
TOP
2#

“实用而简单”才是PinPKM的王道

我反对开发“KPI 功能”!我希望“针"团队明后年再来推动这个规划。
但我不反对你们做一个“KPI 功能”插件让用户自选。
我认为PinPKM是一个大有前途的软件。它应该被大多数人接受并且广泛使用。所以PinPKM的功能应该“实用而简单”,不宜“实用而复杂”,如果你们强制性地加入了一个什么“绩效考核”的功能,那么新用户看到还有一个这么复杂的东西就会觉得望而生畏,对PinPKM产生抵制情绪。这对针的推广很不利。
根据我长期的使用和对未来的愿景,我衷心希望“针"团队不要把知识管理搞得太复杂。学习知识的主体用户是学生,特别是知识数量急剧增长的高中生、大学生,这些人最需要进行知识管理。虽然我现在已经工作,但我一贯主张要把学生作为PinPKM的服务对象。如果PinPKM在学生中广受欢迎,那么在成人世界、上班族中也将迅速流传的。但反过来不可能,非但不可能,还会失去原有用户。

为了让你们更好地了解我的思想,请允许我浅谈一下在不同市场中的两个革命性的产业:1.在软件市场中的“图形用户界面”产业。原来的软件都是文字化界面。有Linux、MS-DOS等,但因为它需要背很多指令,复杂而难操作,故市场一直很小,只有计算机专家才需要电脑。但在1980年的Macintosh推出了“图形用户界面”的软件系统,它的革命性体现在把“财务人员、家庭主妇”作为服务对象,你几乎不用学习,只要根据文字和图标点击就是了,所有操作直观而简单,所见即所得。由此开创了“个人电脑”时代。

2.在文化传媒出版市场中的“百家讲坛”产业。原来像历史、文化典籍、圣贤经典等国学都充满了文言文和冷僻字,让人想起一个老学究、老秀才拿着四书五经在那摇头晃脑地念,枯燥无味地讲授让人不禁昏昏欲睡,中华传统国学在市场经济冲击面临衰落。但从2005年开始,以阎崇年为首的一批文化历史学者以生动形象、图文声并茂的方式在《百家讲坛》开坛说书,通俗易懂的白话和幽默诙谐的语言让初中生也能品三国、也爱读论语。它不仅创造了巨大的收视热潮,而且还打开了文化传媒出版的崭新市场,并捧红了易中天、于丹等一大堆大学教授,使他们名誉利益双丰收。
“针"团队有没有想过:Linux是免费的,为什么反而在市场占有率上远远不如昂贵的Windows?就是因为Linux的设置太复杂,没有像Windows的系统与软件安装一样,一个界面,不停地点击“下一步”……直到最后“完成”。真正好的东西,不管是做操作系统、做国学教育传媒,还是做个人知识管理软件。有一点要明白:PinPKM的功能应该“实用而简单”。要多简单呢?一个16、17岁的学生在3个小时内能够明白PinPKM 80%的功能。
我是一个做电子、通讯的上班族,同时也是用户行为心理分析师,平时做软件设计、开发,比较注意用户定位和用户心理的分析。要怎么样做一款用户喜欢的产品,是一门科学!『16、17岁,3个小时,80%的功能』是我想了很久才确定的数字,希望“针"团队能够把这三个数字作为软件开发的指标,如此PinPKM才会被大多数人接受并且广受欢迎。
TOP
3#

谢谢hjbrave

在理,“实用而简单”将深化为针式PKM的开发理念
TOP
4#

在实践中检验PKM的合理性

       经过我这一年来的实践和领悟,在这里和吴先生以及在PKM中不断实践和耕耘的朋友分享我的一点体会。
今天又看了这篇转载的《再谈知识管理认识误区》我觉得大家应该注意此文作者是一家大型企业的部门负责人。署名是:联想集团知识管理部 李斌


       之所以要提醒各位是因为“个人知识管理”与“企业知识管理”有着天壤之别。如果大家读完这篇转载文后就会发现作者所说的知识管理属于企业级的,至少是部门级。这样的文章不适合放在个人知识管理软件的论坛上来发表。请注意是个人!
       个人的力量很有限,你没有助手。不可能有什么联想集团知识管理部、也不可能像三星SDS公司一样一个知识库共有18万2千多条知识。




             以下是我个人经过长期实践领悟到的观点,如有更好的观点还请大家发言共享。


1.做个人知识管理的个人会通过各种渠道进行持续不断,而且是循序渐进的学习。与传统教育单纯听老师讲不同的是,个人知识管理的学习必须吸收与分享并重,也就是说你即要听,也要说。在网上,你不能光看别人的帖子,还要对他的观点进行评论;同时自己也要写感想和体会,把自己的学习成果放在网上晒,和网友分享,让别人点评,自己再从中吸取好的意见,改进自己的PKM策略。


2.个人知识管理是自己栽树,自己乘凉的事情。因为虽然说主流且优秀的软件就那么几个(PinPKM、PKM2、Everything、Total Commander、Mempad),但个人知识管理是极具个性化的,每个人的习惯偏好不同。就像快餐店,主流的多半是鸡腿、红烧肉、土豆丝、青菜、包菜、西红柿炒鸡蛋等菜肴,但是具体到个人,到底会点什么,差别很大,但是每个人都选择最适合自己,自己最喜欢的东西。这在选择“个人知识管理”软件组合中同样适用。
      而且个人知识管理的前缀是“个人”,它不是给别人用的,是自己建,自己维护,自己用,自己受益的。

3.与企业知识管理不同的是,个人知识管理从高中就开始了,而对于那些真正的大学生“本一批”(中国在98年搞扩招,上大学的人多了。但实际上本一批以下的人原先是没有大学念的,他们是靠扩招才成为“大学生”,并不是真正意义上的大学生)应该是人人都在做的。在这样一个知识爆炸、知识快速更新的时代,PKM是大学生完成好学业所必须做的事情。当然由于各方面原因,PKM还没有引起全社会广泛地重视,甚至连有很多有多年工作经验的人都还未做PKM,但事实上PKM是为解决知识爆炸、知识更新过快而生的。对于一个迅猛发展的中国,高中生的课业负担无法减轻,前进的速度太快,以至于无法停下来,甚至难以减速。唯一能够帮助高中生的是PKM,因为PKM对知识有高度的消化能力,它是一套专门处理爆炸般的知识、专门用来降服不断更新的知识、构建分类体系、统筹不同类型、不同课程的大量知识的方法论和信息处理工具。

事实上,为了管理又多又乱的习题、练习卷,高中生潜意识中就有PKM的思想,像文件夹、报事贴、回形针、软磁铁、记号笔、标签纸、涂改液、收纳袋、30袋资料册都是专门解决实体知识的信息处理工具。
知识根据载体的不同,分为实体知识和虚拟知识。实体知识承载在纸上(卷、册、本、报纸)手摸得着,虚拟知识承载在屏幕上,以010101101的二进制码保存在存储器中,摸不找,看不见,如果不是音乐只能用眼睛去看它在屏幕上的表现形式,如果是音乐则用耳朵去聆听它在音响上的表现形式。但虚拟知识,本质上只是010101的代码。

4.个人知识管理实用而简单,普遍而大众化。因为知识爆炸本来就让人 工作紧张、学习负担巨大,如果个人知识管理有绩效考核,字段映射,体系、系统工程、价值理念、艾宾浩斯遗忘曲线等一大堆晦涩难懂的专业术语,就很容易被束之高阁、被人敬而远之。那些被沉重的课业、工作搞得晕头转向、几乎要崩溃的高中生、大学生、上班族是因为知识爆炸得无法承受才来了解PKM的。他们刚刚对个人知识管理产生浓厚兴趣,但一听到KPI、智能差异性备份、字段映射分类、动态跟随显示等一大堆从来没听过的深奥词汇,诸位猜用户会有什么反应。我估计多半会发出武林外传客栈老板娘的那句经典台词:“偶嘀神啊!”或者“天啊,好复杂!”的感慨,然后摇摇头说“我还是按照原来的办法去学习/工作吧!”

      所以我希望“针”团队今后的开发规划上不要再推出“新的概念”了,最近一段时间跟踪论坛,发现大伙提的都是一些小毛病、小Bug,我认为你们现在最应该做的就是以小步快走的方式修复那些Bug,然后V8.29、V8.30……这样快速推出新版本。你们特别要注意的是每次改动都要一点一点来,变化太大就会让原有用户流失,因为它不习惯你的改动,不接受你的改动,结果就是你白费力气。如果要进行大的改动,就先发个帖子说明意图(就像这次你们想加入KPI 功能),让用户知道一下,试探一下大家的意思,如果大家不同意,你就不要固执己见,或许“针”团队的想法是对的,用户的智商、PKM商还没有到达你们的境界,你们可以在满足了广大群众的Bug修复后,利用剩余时间做个插件,自己孤芳自赏。然后不断做宣传、推广,和热心的用户多沟通,慢慢地培养用户,教育用户,等若干年后PKM的需求和市场发展了,回头再来把当初的KPI 功能加进去。你们的想法有时候很超前、很先进、很前卫,我不反对,这个客观存在,但是这就和用户有个落差,相脱节,如果硬上弓最后就会导致用户流失,曲高和寡,无人理睬。这是我不愿意看到的,相信“针”团队也不愿意看到。


      写到这里,快10:00了。我最后想提醒的是,吴先生不妨去下载个Windows Search 4.0 for XP,这个引擎做的不好,但唯一的可取之处是它的“文件预览”功能,它可以原样预览doc、docx、ppt、pptx、xls、xlsx、htm、html、mht等文件,不仅是文字还有里面的字体、图片、数学公式也看得到,这是预览,能“看”和“复制”但不能编辑,这非常好。我觉得PinPKM V8.28的工具栏→视图→预览→快照预览 做得很糟糕。它只不过是把Office里的文字去格式转化为txt展示出来,怎么能是快照呢?                               您明白我的意图吧?
       我希望针”团队把PinPKM的快照预览开发成首先让五大知识点:Word格式(doc、docx)、PowerPoint格式(ppt、pptx)、Excel格式(xls、xlsx)、思维导图格式(mmap)、图片格式(png、jpg、bmp、ico、gif)全部完整地显示出快照,要一模一样,但不能编辑。这才是真正的快照预览。
        这对PKM来说是一项伟大的工作,快照预览的开发有很多细节要处理,等五大知识点都实现了,我会在继续解开更多更详细更精彩东西,打造完美的实用而简单、普遍而大众化的个人知识管理软件。


TOP
5#

1-非常同意hjbrave说的,改进预览功能
现在的预览功能太简陋,用着很不友好,我是直接关闭预览功能的。

2-增加知识点简介(总结)功能
本来,以知识点为节点和单位,是本软件的亮点。但因为没有上述功能,或者说曲线实现的上述功能(譬如增加一个txt文档,放在默认文档位置,作为本知识点的总结)用起来很不方便。

记忆的目的是什么?恰当的时候被回忆起来,最起码——能否通过有意识的搜索将它们提取出来。那最有效的记忆的方法是:多线索编码。

而有效增强记忆的方法之一是:总结,用自己的话表述出来。

学习一个小领域的时候,时时把最终能够写出一篇漂亮的Survey(大纲,概述)”放在大脑中提醒自己,就能有助于在阅读和实践的时候有意无意地整理知识的结构、本质和重点,经过整理之后的知识理解更深刻,更不容易忘记,更容易被提取。

注:以上表述参考了刘未鹏的《如何有效地记忆与学习》,《一直以来伴随我的一些学习习惯():知识结构》

3-本软件有点不友好。
也许是我的理解力有问题,我也不明白字符段映射是怎么回事,是怎么用的。我认为,如果花比较大的精力,改善软件的友好度,让用户用起来更方便;那确实是值得的。
就如hjbrave所说的,小步快走。

4-感觉吴老大及其团队有些理想化了。
有为自己做,为理想做的嫌疑了,用户体验,用户需求被漠视了。

5-但瑕不掩瑜,本软件还是很优秀的。我会一直用,一直支持的。(本身,我就是正版用户,已经支持了哦)
现在就是没能力,否则早就投资以支持了。

我的文档_恰当的.jpg (, 下载次数:73)

增强记忆的方法(2010/3/21 22:44:47 上传)

我的文档_恰当的.jpg

TOP
发新话题 回复该主题