1#

针式PKM 在文件打开也可以进行标题的修改,再搭配下述的文件命名技巧,能大大提高文件管理能力。



高明的文档管理技巧是提高工作效率的一把利器,它要求对资料能够进行快速查找、以及用后妥善保存维护。

要达到这两点要求,就需要建立良好的文档管理习惯,并将其融入血液、养成习惯,从中受益终身。

jin根据个人工作经验,对文档管理的文件命名技巧进行了以下粗略总结。


【子曰:“名不正,则言不顺”(出自《论语•子路》)说的就是命名的重要性:

大到国家行动,小到文件起名,一个正确的名字带来更有效的沟通。

给文件起个好名字是很多人都忽略的细节,所以就出现想用资料的时候找不见,

或者文件的名称模棱两可或者太简单,当文件积累多的时候,或出现非得一一打开去查看的情况。

一个好的文件名,要做到“不言而喻”

就是说你只要一看到文档名,不用打开就知道里面的内容了。要做到这一点,需要“极繁”主义。如何极繁?


【Modularization 模块化】

跟工厂流水线似的,先分,再串。分享个模板:
[类别]-[《主题名称》]-[部/次/节编号]-[部/次/节/名] – [更新日期]-[版本号]

示例1:“课程-《Business English》-01-Marketing-20100805-版本1.0”
示例2:“报告-《母婴用品市场分析》-01-市场环境分析-20100805-版本0.5”

版本号的意义说明:

代表事情发展的过程,从诞生0.1-未成熟0.5-成熟1.0-更新2.0…,

每次修改文档时,都要复制一份再改,这样可以看出事情的发展过程,回溯到任何一个中间版本;

也可以最新版本文件损坏或遗失的情况下,在最后一次文件版本上继续回复工作,而不是前功尽弃从头再来。

例子2.中的版本0.5,就不能拿给老板看了,因为还在制作过程中。

但是也要保存下来,因为老板有一天问“你为什么得到这个结果啊,中间分析怎么做的?修订过没有?半个月前市场和现在市场相比,发生了那些变化?”

这时,你就可以把这个版本0.5拿出来给他看。他一看,哦,原来你是经过推敲的,做了功课的,不是从网上随便复制了些数据蒙他的。


【Unification 统一化】

一旦模块化之后,就不要变动。遵循这个模式,养成一种习惯。
示例1: “课程-《Business English》-01-Marketing(营销)-20100805-版本1.0”
第二节:“课程-《Business English》-02-Inquiries(询价)-20100806-版本1.0”
第三节:“课程-《Business English》-03-Offer(报价)-20100807-版本1.0”


【后记】

以上使用于单篇doc. PPT. Exced等办公或项目文档命名。

遵循“极繁”原则,模板可以根据你自己的习惯而制定,然后坚持运用。

整理归纳的习惯要认真培养,“不积跬步,无以成千里;不积小流,无以成江海”(荀子《劝学篇》),成功往往从细节就开始了。

关于文档整理的其他方面,比如:文件夹的整理,慢慢再进行补充。这样的文件命名方法,也曾分享不少年轻人,有些年轻人觉得很麻烦不耐烦。


以此勉励大家应该懂得和实际操作到这样的细致,而且学习能够举一反三、学一知十、触类旁通,

以上虽然是文件命名的如此细节的应用,其实是可以将“模块化”和“统一化”的原则和概念运用于更多更大的事情。

Jin想说,掌握不了细节的人,也承担不了大事。大家共勉!(支持 jin 请推荐更多朋友加 12783747)


原文网址:http://blog.qq.com/qzone/12783747/1281372811.htm